INTEGRACJA

W dzisiejszych czasach trudno wyobrazić sobie duży system informatyczny, którego poszczególne komponenty nie byłyby ze sobą zintegrowane. Jednak w większości systemów zakres tej integracji nie w pełni zaspokaja potrzeby wynikające ze specyfiki branży zarządzania zasobami mieszkaniowymi. System Dom 5 od początku został zaprojektowany z myślą o obsłudze tego rodzaju działalności gospodarczej. Poza integracją wewnętrzną duży nacisk został położony na możliwość wymiany informacji ze światem zewnętrznym.

Błyskawiczny dostęp do kluczowych informacji o lokatorze

Użytkownik w każdej chwili, bez przerywania bieżącej pracy ma możliwość szybkiego sprawdzenia stanu wszystkich rozrachunków lokatora. Dodatkowo kartoteki finansowe zawierają istotne informacje takie jak: status członka spółdzielni mieszkaniowej, podjęte działania windykacyjne, przyznane dodatki mieszkaniowe itp.

Zautomatyzowana obsługa dokumentów zakupu

Rozwiązania zastosowane w procesie ewidencjonowania dokumentów zakupu pozwalają ograniczyć niemalże do minimum nakład pracy z tym związany. System został wyposażony w możliwość importowania dokumentów z plików w formacie XML, zarówno informacji ogólnych jak i szczegółowych danych na temat ilości zużytego medium oraz miejsc powstania kosztów, itp. Te informacje umożliwiają w pełni automatyczną dekretację dokumentów zakupu na konta księgi głównej oraz dokonanie stosownych wpisów do rejestrów VAT. System w pełni wspiera również obsługę zapłaty dla faktury poprzez wygenerowanie przelewu bankowego. Księgowanie wyciągów bankowych w postaci elektronicznej automatycznie powiąże przelew z zobowiązaniem.

Wysyłanie i odbieranie dokumentów w postaci elektronicznej

System Dom 5 umożliwia synchronizację w serwerem pocztowym w zakresie:

• wysyłania korespondencji seryjnej, potwierdzeń sald oraz dokumentów sprzedaży do lokatorów/właścicieli. Funkcja dostępna z poziomu modułów: Czynsze Lokali Mieszkalnych, Czynsze Lokali Użytkowych, Wspólnoty, Windykacje, Pożytki, Pozostała Sprzedaż, Sprzedaż Zarządcy dla Wspólnot, Koszty oraz Media. Wysyłana korespondencja zapisywana może być w bazie danych na poziomie poszczególnego adresata, co ułatwia późniejszą weryfikację prowadzonej korespondencji.
• odbierania elektronicznej korespondencji przychodzącej i jej dalsza dekretacja w ramach procedury obiegu dokumentów. Funkcja dostępna w module Obieg Dokumentów.

Wystawianie dokumentów sprzedaży z podpisem elektronicznym

Elektroniczny podpis zapisywany jest w pliku o formacie XML stanowiącym załącznik do dokumentu naliczenia. Sam podpis zapisywany jest w formacie XAdES, który zapewnia bezpieczeństwo przechowywania podpisanych elektronicznie dokumentów. W pliku XML znajduje się również informacja o dokumencie naliczenia zapisana zgodnie ze standardem określonym przez użytkownika.

Rozliczenie kosztów pracy konserwatora na nieruchomości

Zastosowane funkcjonalności pozwalają na precyzyjne rozliczenie pracy konserwatora wraz z użytymi materiałami zarówno od strony zlecenia, jaki i rozdzielników kosztów płac na poszczególne nieruchomości. Rozdzielnik ten może zostać wykorzystany w procesie dekretacji do modułu FK.

Import wyciągu bankowego

Moduł Banki umożliwia import wyciągów bankowych w formacie MT940. Automatycznemu rozpoznaniu oraz zaksięgowaniu podlegają nie tylko pozycje, które zostały wpłacone na rachunki tzw. płatności masowych, ale także zapłaty dostawcom za faktury, przelewy wynagrodzeń dla pracowników, operacje standardowe takie jak np. prowizje bankowe, odsetki od środków na rachunku itp. Taka mnogość pozycji, które podlegają automatycznemu rozpoznaniu powoduje, iż do weryfikacji pozostaje użytkownikowi znikoma liczba pozycji wyciągu.

Płacenie za zobowiązania przez platformę Internetowej Obsługi Kontrahenta

Możliwość regulowania przez lokatora zobowiązań z tytułu prawa do lokali oraz pozostałych tytułów w trybie online z wykorzystaniem platformy Internetowej Obsługi Kontrahenta. Płatność dokonana przez internet realizowana jest natychmiast, zaś firmą pośredniczącą w operacji i gwarantującą jej powodzenie jest firma Autopay S.A.

Generowanie e-przelewów

Moduł Banki umożliwia generowanie z bazy danych systemu Dom 5 e-przelewów w postaci pliku tekstowego, który może zostać wczytany przez programy bankowe typu Multicash, VideoTel. Wygenerowane w ten sposób przelewy (dla dokumentów zakupu) posiadają numer KTR. Numer ten stanowi jednoznaczny identyfikator przelewu utworzonego w systemie Dom 5 i jest stosowany do jego automatycznej identyfikacji. Identyfikacja ta ma praktyczne zastosowanie np. w procesie importu wyciągów w formacie MT940 (automatyczne parowanie zapłaty z dokumentem zakupu).

Biura Informacji Gospodarczej

Elektroniczna wymiana danych z najpopularniejszymi biurami informacji gospodarczej zmniejsza do minimum pracochłonność związaną z wymianą informacji o dłużnikach.

Zewnętrzne firmy rozliczające koszty mediów

System współpracuje z zewnętrznymi firmami rozliczającymi media np.: koszty ogrzewania, zimną wodę itp. Wymiana danych dotyczy zarówno eksportu danych niezbędnych do wykonania rozliczenia, jaki i importu wyniku rozliczenia do systemu Dom 5.