Obieg Dokumentów ​

Moduł Obieg Dokumentów służy do zarządzania korespondencją przychodzącą, wychodzącą oraz wewnętrzną firmy zarówno w formie papierowej, jaki i elektronicznej. Pełna integracja z pozostałymi modułami systemu Dom 5 takimi jak Zakup, Koszty, Banki, Wspólnoty zapewnia kompleksową obsługę korespondencji dostosowaną do specyfiki zarządcy.

Przepływ dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi odbywa się zgodnie z wyznaczonymi przez klienta procedurami. Moduł pozwala na szybki dostęp do dokumentów w dogodnym dla użytkownika kontekście np. adresata/nadawcy, ewidencji Moje dokumenty itp. Zapewnia ponadto aktualną informację o stanie realizacji dokumentu oraz osobie zajmującej się dokumentem.

Główne funkcje: ​

• Definiowanie procedur obiegu dokumentów w ścisłym powiązaniu ze strukturą organizacyjną jednostki.
• Definiowanie dzienników korespondencji.
• Definiowanie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.
• Łączenie dokumentów w sprawy.
• Określenie uprawnień dla poszczególnych użytkowników w zakresie procedur obiegu dokumentów oraz dzienników korespondencji.
• Ustalenie posiadacza dokumentu na każdym etapie procedury – odpowiedź na pytanie, kto aktualnie zajmuje się danym dokumentem.
• Powiązanie pisma przychodzącego z pismem wychodzącym oraz notatką wewnętrzną.
• Łatwy dostęp do wszystkich dokumentów powiązanych z danym dokumentem.
• Dołączenie do dokumentów ich zeskanowanych oryginałów.
• Skanowanie dokumentów bezpośrednio z poziomu aplikacji (wymaga skanera zgodnego ze standardem Twain) pozwala na szybką i wygodną obsługę dokumentów przesłanych w formie papierowej.
• Definiowanie szablonów dokumentów dla korespondencji i ich automatycznego wypełniania (wymaga Microsoft Office lub OpenOffice). Funkcjonalność zapewnia tworzenie firmowych wzorów dokumentów zapewniając spójność wizualną dokumentacji firmowej.
• Automatyczne wstawienie do dokumentu numeru pisma i jego wydruk w momencie wpisu dokumentu do dziennika (wymaga Microsoft Office lub OpenOffice).
• Odbiór poczty elektronicznej z wielu kont pocztowych wraz z automatycznym przypisaniem wiadomości do osoby z ewidencji Osób systemu Dom 5 oraz automatycznym grupowaniem wiadomości w wątki.
• Wysyłanie dokumentów za pomocą poczty elektronicznej.
• Współpracę nad jednym dokumentem wielu osób.
• Generowanie korespondencji seryjnej do wielu odbiorców wraz z utworzeniem odpowiednich pism na podstawie wskazanego szablonu i możliwością łatwego ich wydrukowania (wymaga Microsoft Office lub OpenOffice).
• Wsparcie w zakresie obiegu dokumentów zakupu od strony akceptacji formalnej i merytorycznej.
• Jednorazowe wprowadzenie wielu dokumentów zakupu dla księgowości poszczególnych wspólnot: tworzenie wielu nowych dokumentów na podstawie dokumentów wprowadzonych wcześniej, generowanie główek dokumentów dla wskazanego zakresu wspólnot, szybkie wprowadzanie numerów dla wielu dokumentów według podanego wzorca.
• Szybki przydział wielu dokumentów zakupu do poszczególnych osób zgodnie z wyznaczonym przez użytkownika algorytmem.
• Szerokie możliwości określania uprawnień pozwalają na sprawne zarządzanie dokumentacją w tym również dokumentacją poufną.