Ochrona danych osobowych (RODO)

Od 25 maja 2018 r. obowiązują przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Obowiązki wynikające z RODO zostały sformułowane w postaci siedmiu zasad przetwarzania danych osobowych:

  1. Zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości.
  2. Zasada ograniczenia celu przetwarzania danych.
  3. Zasada minimalizacji danych.
  4. Zasada prawidłowości danych.
  5. Zasada ograniczenia przechowywania danych.
  6. Zasada integralności i poufności danych.
  7. Zasada rozliczalności.

Mając na uwadze powyższe wymagania, wszystkim użytkownikom systemu Dom 5 udostępniono nieodpłatnie następujące funkcjonalności:

Ewidencja celów przetwarzania danych osobowych oraz okresów, w których dane mogą być przetwarzane. Ewidencja zapewni szybką identyfikację podstawy przetwarzania danych osobowych w systemie Dom 5. Cele przetwarzania zostały podzielone na cele ewidencyjne oraz cele definiowane przez użytkownika. Cele ewidencyjne bazują na istniejących w systemie Dom 5 ewidencjach stanowiących podstawę przetwarzania danych, np. Prawo do lokalu, Konto sprawy, Umowa zakupu usług i materiałów, Stosunek pracy itd. W ramach aktualizacji systemu cele ewidencyjne zostaną utworzone automatycznie, a ich liczba uzależniona będzie od posiadanych modułów.
Usuwanie danych osobowych, dla których zakończył się cel przetwarzania oraz minął wymagany termin przechowywania danych. Proces dostępny będzie tylko dla użytkowników posiadających dedykowane uprawnienia. Analiza możliwości usunięcia danych osobowych w ramach procesu dokonywana będzie w sposób kompleksowy w oparciu o cele przetwarzania przypisane do osoby, której dane mają zostać usunięte oraz aktualny stan bazy danych. Dla kandydatów do usunięcia generowanych w ramach procesu będzie istniała możliwość pełnego podglądu podstaw ich przetwarzania oraz ewentualnych powodów uniemożliwiających ich usunięcie, np. saldo na rozrachunku różne od zera. Proces będzie obejmował jedną osobę lub wiele osób jednocześnie. Funkcjonalność usuwania umożliwi efektywne zarządzanie danymi osobowymi znajdującymi się w bazie systemu Dom 5.
Ewidencja zgód na przetwarzanie danych osobowych, w kontekście celów ich przetwarzania. Ewidencja dostępna będzie dla celów definiowanych przez użytkownika. W ramach aktualizacji dotychczas zaewidencjonowane zgody zostaną przeniesione do dedykowanej ewidencji, do której zostanie automatycznie przypisany cel przetwarzania (po aktualizacji należy zweryfikować utworzone cele pod kątem bieżących potrzeb).
Możliwość odnotowania wycofania zgód na przetwarzanie danych osobowych.
Ewidencja źródeł pochodzenia danych osobowych.
Możliwość przygotowania dedykowanego wydruku dla osoby, której dane dotyczą w ramach przysługującego jej prawa dostępu do informacji. Wydruk zawiera szczegółowe informacje na temat znajdujących się w bazie danych osobowych, celów, w ramach których dane są przetwarzane, źródle pochodzenia oraz odbiorcach danych.
Eksport danych osobowych do formatu umożliwiającego odczyt maszynowy. Eksport obejmie dane osobowe znajdujące się w ewidencjach: Osoba fizyczna, Dane kontaktowe oraz Dane personalne. Dane zapisywane będą do pliku w formacie XML.
Ewidencja czynności przetwarzania danych osobowych w ramach rejestru.