Czy kiedykolwiek zastanawialiście się, dlaczego wdrożenie w firmie nowego systemu ERP może być bardziej emocjonujące, niż finałowy odcinek ulubionego serialu? Zapraszam do lektury, w której przyjrzę się trzem kluczowym aspektom wdrożeniowym: psychologiczno-socjologicznemu, technologicznemu oraz organizacyjnemu. Omówię również jakie błędy, a może wręcz grzechy, można popełnić na każdym z tych pól. Obiecuję, że będzie ciekawie.

Trzy aspekty błędów wdrożeniowych, które warto znać by móc przez ten skomplikowany proces przejść bez szwanku: ​

1. Aspekt psychologiczno-socjologiczny: Ludzie kontra zmiany ​

Strach przed zmianą ​

Wyobraźcie sobie, że ktoś nagle zmienia wam układ klawiatury w komputerze. Niby litery te same, ale wszystko jest nie tak. Podobnie jest z wdrożeniami nowych systemów informatycznych w podmiotach zarządzających nieruchomościami. Ludzie w sposób naturalny opierają się zmianom, zwłaszcza gdy nie rozumieją ich sensu. Warto już na początku jasno zdefiniować cele wdrożenia i upewnić się, że wszyscy zaangażowani wiedzą co chcemy osiągnąć i dlaczego jest to ważne.

Ignorowanie potrzeb kadry zarządzającej i pracowników ​

Ignorowanie potrzeb i obaw pracowników, to jak próba nauczenia kota aportowania. Potrzeba wiele pracy, a i tak nie ma gwarancji, że nauka zakończy się sukcesem. Z puntu widzenia klienta ważne jest, aby komunikować cele wdrożenia i angażować swój zespół na każdym etapie. W takich sytuacjach jeszcze przed wyborem systemu warto przeanalizować potrzeby osób, które będą przyszłymi użytkownikami systemu, bo to one mogą dostarczyć kluczowych informacji na temat procesów w firmie, które system ERP powinien usprawnić.

Brak zaangażowania zarządu ​

Jak mawiał grecki uczony i pisarz Plutarch z Cheronei „Ryba psuje się od głowy”. Brak zaangażowania zarządu i zapewnienia wsparcia zespołowi wdrożeniowemu oraz nietraktowanie wdrożenia jako zadania priorytetowego z pewnością obniży poziom zaangażowania pozostałych uczestników, a być może również przyczyni się do wydłużenia całego procesu. DROGI ZARZĄDZIE, twoje zaangażowanie jest kluczowe dla sukcesu projektu!

2. Aspekt technologiczny: Nowe narzędzia, stare problemy ​

Wybór nieodpowiedniego systemu ​

Zakup systemu niedopasowanego do potrzeb firmy to jak kupno sportowego samochodu do jazdy po polnych drogach. Wygląd imponujący, ale użyteczność zerowa. Zanim zainwestujecie w oprogramowanie, a tym bardziej złożony system informatyczny, upewnijcie się, że jest skrojony na miarę waszego biznesu. Sprawdźcie, czy funkcjonalności nowego systemu pozwolą usprawnić pracę użytkownikom i zautomatyzować część powtarzalnych procesów, kluczowych z punktu widzenia działania zarządcy nieruchomości.

Brak dokładnych testów systemu ​

Uruchomienie systemu bez gruntownych testów, to jak wypuszczenie statku w rejs bez sprawdzenia, czy kadłub nie przecieka. Niby płynie, ale dokąd i jak długo? Testy poszczególnych funkcji systemu oraz weryfikacja danych na wczesnym etapie wdrożenia pozwalają wykryć błędy związane z nieprawidłową parametryzacją systemu, oraz niepoprawnie przeniesionymi danymi w ramach konwersji danych. Te elementy pozwolą w dużym stopniu uniknąć katastrofy podczas uruchomienia systemu. Na tym etapie procesu wdrożenia kluczową rolę odgrywa dostawca systemu, którego zadaniem jest wspieranie klienta na tej trudnej i wyboistej drodze.

3. Aspekt organizacyjny: Kto, co i kiedy? ​

Brak precyzyjnego planu wdrożenia ​

Planowanie to nie wszystko, ale wszystko bez planowania to nic. Brak harmonogramu wdrożenia i jasno określonych ról uczestników może zamienić wdrożenie w chaos porównywalny z wyruszeniem w podróż po nieznanym terenie bez kompasu i przewodnika. Przygotowanie szczegółowego planu wdrożenia, w którym wyraźnie widać kolejne etapy i terminy ich realizacji, a także role uczestników projektu, zapewni stabilną podstawę dla wdrożenia zakończonego sukcesem.

Nieskompletowanie zespołu projektowego ​

Próba przeprowadzenia wdrożenia bez pełnego zespołu może przypominać rozgrywanie meczu piłki nożnej w siedmiu zawodników. Szanse na wygraną są nikłe, a zmęczenie gwarantowane. Upewnij się, że masz na pokładzie wszystkich niezbędnych specjalistów z danej dziedziny oraz kierownika odpowiedzialnego za synchronizację wszystkich prac, zarządzanie całym przedsięwzięciem oraz efektywną komunikację z zarządem firmy i pracownikami z jednej strony, a dostawcą systemu informatycznego z drugiej.

Podsumowanie ​

Wdrożenia nie muszą być drogą przez mękę ani materiałem na kolejną tragikomedię. Unikając powyższych błędów i skupiając się na wymienionych przeze mnie aspektach, zwiększycie szanse na sukces procesu wdrożenia i zadowolenie interesariuszy. Pamiętaj, że nawet najlepszy system nie przyniesie korzyści, jeśli ludzie nie będą chcieli (lub nie będą umieć) z niego korzystać.